Quando a tarefa vai para mais de uma pessoa, você escolhe:
Cada um conclui a sua: cada pessoa recebe a própria cópia, e você vê o progresso ("2 de 5"). Bom para "todos assinem o termo".
Basta um concluir: uma tarefa só para o grupo. Quando alguém conclui, fecha para todos. Bom para "alguém atenda o cliente X".
No "basta um", cada pessoa planeja o próprio dia, e só quem concluiu pode desfazer a conclusão.