A ordem de compra nasce aprovada e assinada — não existe OC rascunho. Por isso ela é dividida em duas partes:
Travado (mexer invalidaria a assinatura):itens e quantidades;
preços;
fornecedor;
forma de pagamento.
Editável (não muda o que foi aprovado):transportadora, prazo e previsão de entrega;
observações de logística;
frete, quando a compra é FOB (por conta do destinatário);
desconto negociado pelo comprador.
Precisa mudar algo da parte travada? O caminho é cancelar a OC (com motivo) e recotar — o cancelamento devolve a cotação e a solicitação para uma nova tentativa.
Isso não é rigidez por rigidez: a OC é o compromisso que sua empresa assumiu com o fornecedor. Se o que foi assinado pudesse mudar depois, a assinatura não valeria nada — nem para você, nem para ele, nem para a auditoria.